Należy pamiętać, że zawarte w teczce personalnej informacje zalicza się do tak zwanej kategorii wrażliwej, co podnosi wydatki związane z archiwizacją. Ponadto mało kto sobie zdaje sprawę, że akta osobowe należy przechowywać aż 50 lat.
Kwestie teczek personalnych reguluje rozporządzenie z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 2009, nr 115, poz. 971). Zgodnie z nim prawidłowo prowadzone teczki personalne powinny składać się z trzech części. W części A powinny znajdować się dokumenty pracownika zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W części B należy przechowywać dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Część C jest przeznaczona na dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Ważny przy tym jest chronologiczny sposób archiwizacji.
Akta personalne powinny być szczególnie chronione. Zawierają one bowiem między innymi umowę z pracownikiem wraz z informacjami o jego wynagrodzeniu, zakres obowiązków i opis stanowiska pracy, oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z podstawowymi dokumentami obowiązującymi w firmie tj: regulaminy, procedury itp., orzeczenia lekarskie, zaświadczenia o lekarskich badaniach okresowych. Oznacza to, że tylko osoby upoważnione i zobowiązane do przestrzegania tajemnicy powinny mieć możliwość dostępu do tego typu dokumentów.
Ponadto trzeba pamiętać, aby zapewnić dokumentom takie warunki przechowywania, aby nie groziło im zniszczenie lub dostęp osób niepowołanych.
Prowadzenie teczek osobowych pracowników należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Kto tego nie czyni, podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 281 pkt 6 kp). Zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r, o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego: od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej i od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.
Obciążenia związane z prowadzeniem akt personalnych to wytypowanie kompetentnych i odpowiedzialnych osób do tego zadania. Drugim ważnym elementem jest przeznaczenie właściwego miejsca na przechowywanie dokumentów. Trzeba w tym przypadku pamiętać, że tę dokumentację należy przechowywać 50 lat. Archiwizowanie teczek personalnych przez taki okres jest wymiernym kosztem. Są też ryzyka związane ze zniszczeniem dokumentów oraz nieodpowiedzialnością osób, które się mogą tym zajmować.
Dobrym rozwiązaniem jest outsourcing dokumentacji pracowniczej. Przede wszystkim gwarantuje on profesjonalne prowadzenie akt osobowych. Poza tym zapewnia właściwe przechowywanie i chroni przed ujawnieniem tajemnic zawartych w dokumentach. Są już w Polsce przedsiębiorstwa, które specjalizują się w tego typu usługach. Jedną z nich jest OSG. W swojej ofercie przedsiębiorstwo posiada usługę e-Teczka Personalna. Jest to pakiet usług specjalnie przeznaczony dla Działu Kadr stanowiący część grupy usług e-Archiwum– elektronicznego archiwum.
Rozwiązanie to pozwala działom zajmującym się zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwach, na tworzenie wirtualnych kartotek dokumentów, umożliwiających łatwy dostęp do informacji, niezależnie od wielkości i struktury organizacji. E-Teczka Personalna ułatwia i wydatnie skraca czas, jaki traci się każdego dnia na poszukiwanie potrzebnych dokumentów. Ta usługa daje możliwość centralnego tworzenia i gromadzenia teczek personalnych pracowników przy jednoczesnym natychmiastowym dostępie do ich obrazów.
Więcej o przechowywaniu akt osobowych pracowników przeczytacie na stronie www.cashcom.pl.
{jumi [*9]}
