czwartek, marzec 28, 2024
Follow Us
niedziela, 10 czerwiec 2012 22:57

Panowanie nad dokumentami personalnymi

Napisane przez Jolanta Augustyniak / Gazeta Finansowa
Oceń ten artykuł
(0 głosów)
Wypowiedź ekspercka - Jolanta Augustyniak Dyrektor Generalna na Europę Środkowo-Wschodnią OSG Wypowiedź ekspercka - Jolanta Augustyniak Dyrektor Generalna na Europę Środkowo-Wschodnią OSG

Działy kadrowe w przedsiębiorstwach zatrudniające wielu pracowników lub takie, w których jest duża rotacja załogi, wiele czasu poświęcają na prowadzenie akt osobowych. To poważne zadanie. Prowadzenie teczek pracowników należy do podstawowych obowiązków pracodawcy.

Kto tego nie czyni, podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 281 pkt 6 kp). Trzeba też mieć na uwadze, że taką dokumentację należy przechowywać 50 lat.

Zarządzanie aktami osobowymi i ich archiwizacja to zadanie trudne, wymagające czasu, odpowiedzialności i zaangażowania. Gdyby dokonać kompleksowej analizy kosztów związanych z tym ustawowym obowiązkiem okazałoby się, że jest to poważna pozycja w budżecie. Akta personalne powinny być szczególnie chronione. Zawierają one m.in. umowę z pracownikiem wraz z informacjami o jego wynagrodzeniu, zakresie obowiązków, oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z podstawowymi dokumentami obowiązującymi w firmie tj.: regulaminy, procedury itp., a także orzeczenia lekarskie. Oznacza to, że tylko osoby upoważnione i zobowiązane do przestrzegania tajemnicy powinny mieć możliwość dostępu do tego typu dokumentów.

Obciążenia związane z prowadzeniem akt personalnych to wytypowanie kompetentnych i odpowiedzialnych osób do tego typu zadań. Drugim ważnym elementem jest przeznaczenie właściwego miejsca na przechowywanie dokumentów. Archiwizowanie teczek personalnych przez 50 lat jest wymiernym kosztem. Istnieje też ryzyko związane ze zniszczeniem dokumentów oraz nieodpowiedzialnością osób, które się nimi zajmują.

Dobrym rozwiązaniem jest outsourcing dokumentacji pracowniczej. Przede wszystkim gwarantuje on profesjonalne prowadzenie akt osobowych. Poza tym zapewnia właściwe przechowywanie i chroni przed ujawnieniem tajemnic zawartych w dokumentach. Ważne jest też to, że outsourcing zarządzania i archiwizacji akt osobowych pozwala na odciążenie pracowników kadr i zmniejszenie kosztów związanych z tą funkcją.

Jolanta Augustyniak jest Dyrektorem Generalnym na Europę Środkowo-Wschodnią OSG.

{jumi [*9]}

a