Sieć wdrożyła zintegrowaną platformę Asseco do zdalnego podpisywania dokumentów pomiędzy centralą Żabki a franczyzobiorcami. Dzięki możliwości składania kwalifikowanych podpisów elektronicznych m.in. dostawy są dla franczyzobiorców szybsze i bardziej wygodne. Praktycznie do zera zredukowana zostanie liczba papierowych dokumentów, znacznie ułatwiając także ich archiwizację i oszczędzając tony papieru.
Zdalne podpisywanie dokumentów pomiędzy centralą Żabki a ponad 4900 franczyzobiorcami umożliwia zintegrowana platforma, którą sieć uruchomiła wspólnie z Asseco Data Systems. Rozwiązanie umożliwia składanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz stosowanie innych usług zaufania – złożony na dokumencie elektronicznym podpis jest równorzędny z podpisem odręcznym. Za pośrednictwem platformy franczyzobiorcy mogą podpisywać zdalnie dokumenty korzystając z narzędzi przewidzianych w europejskim rozporządzeniu eIDAS.
– Innowacyjność to kluczowy element rozwoju naszej sieci: aż 10 proc. całej organizacji jest zaangażowane w proces digitalizacji. Wprowadzenie e-podpisu na tak szeroką skalę to niewątpliwie ważny krok w kierunku całkowitej redukcji dokumentacji papierowej. Pozwala na zwiększenie bezpieczeństwa obiegu dokumentów, usprawnia wewnętrzny ich obieg – podkreśla Tomasz Blicharski, Wiceprezes Zarządu firmy Żabka Polska.
– Poza bezpieczeństwem prawnym oraz wygodą użytkowania podpisu elektronicznego – możemy podpisać skutecznie dokument w dowolnym miejscu – w trakcie pandemii doceniliśmy, że mimo okoliczności mogliśmy kontynuować rozwój sieci. Było to możliwe dzięki digitalizacji dokumentów i podpisowi elektronicznemu, który mogą składać nasi franczyzobiorcy. Dzieje się to znacznie szybciej, obecnie potrzebujemy nawet o 75% mniej czasu na podpisanie tych samych dokumentów z zachowaniem najwyższych norm bezpieczeństwa i poufności – dodaje Tomasz Blicharski.
Platforma Asseco
Franczyzobiorcy mogą korzystać z platformy za pośrednictwem dowolnego urządzenia mobilnego, mającego dostęp do internetu. Od stycznia br. w ten sposób złożono już ponad 60 000 e-podpisów, m.in. na umowach i aneksach do umów z franczyzobiorcami. Z kwalifikowanych podpisów elektronicznych korzystają także wybrane działy w firmie.
– Mobilność składania wiążącego prawnie podpisu elektronicznego zapewnia technologia chmurowa SimplySign zintegrowana z platformą Asseco. Biorąc pod uwagę liczbę użytkowników oraz różnorodną specyfikę procesów obsługiwanych za pomocą wdrożonego rozwiązania widać, że e-podpis to narzędzie technologiczne o nieograniczonym zastosowaniu, usprawniające wszystkie sektory biznesowe – mówi Artur Miękina, Dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych w Asseco Data Systems.
Platforma e-podpisu Asseco została dostosowana do wewnętrznych systemów Żabki oraz połączona dodatkowo z kwalifikowaną usługą walidacji WebNotarius. W prace wdrożeniowe zaangażowany był zespół kilkunastu ekspertów Asseco Data Systems oraz wielu pracowników Żabki, przede wszystkim działu prawnego i IT, jak również franczyzobiorcy, którzy wypracowali najlepszą technologię dla sieci.
Żabka transformacja cyfrowa
Transformacja cyfrowa w Żabce oznacza nie tylko możliwość rozwoju zaawansowanej analityki danych i wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych. Wdrożenie paperless wpisuje się w odpowiedzialność społeczną Żabki, która dzięki technologiom działa na rzecz oszczędności energii, redukcji śladu węglowego, jeszcze lepiej dbając o środowisko. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów tylko w obszarze logistyki Żabka zaoszczędzi rocznie ok. 15 mln arkuszy papieru.
Sieć convenience, jaką jest Żabka, stoi na co dzień przed szeregiem wyzwań logistycznych, związanych m.in. z dużą liczbą małych sklepów, z których wiele charakteryzuje się niewielkim zapleczem, lokalizacją placówek w centrach miast czy ograniczeniami tonażowymi małych aut dostawczych. Wynika z nich z kolei potrzeba częstych, ale i jak najkrótszych dostaw do franczyzobiorców tak, aby jednocześnie nie zakłócały funkcjonowania sklepów.
Logistyka Żabka Polska to obecnie 5 centrów logistycznych i 21 terminali przeładunkowych, 600 kierowców, którzy rocznie przemierzają około 30 mln km. Między innymi wdrożenie podpisu elektronicznego przyczyni się znacząco do uproszczenia i skrócenia procesów logistycznych związanych z dostawami – do blisko 6500 placówek sieci – w które zaangażowanych jest wiele stron, w tym franczyzobiorcy, pracownicy administracji magazynów i terminali centrów logistycznych oraz kierowcy samochodów dostawczych. Przyniesie ono również minimalizację ewentualnych błędów w trakcie dostaw oraz przełoży się na ograniczenie procesu archiwizacji dokumentów. Co ważne, wpłynie ono także na stopniowe zmniejszanie do niezbędnego minimum ilości dokumentów drukowanych w procesach logistyki dostaw do placówek. Digitalizacja dokumentów i przyjęcie towaru za pomocą skanera, z punktu widzenia franczyzobiorców jest znaczącym krokiem z uwagi na to, że proces odbioru towaru będzie następował jeszcze szybciej i sprawniej.
