Zakładom opieki zdrowotnej został tylko rok, a w kontekście wyzwań, to naprawdę mało czasu, na podjęcie wielu ważnych i, co jeszcze istotniejsze, trafnych decyzji, które będą miały decydujące znaczenie w zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania placówek po obowiązkowym wdrożeniu elektronicznej archiwizacji. Będzie mieć to ogromne znaczenie dla pacjentów, lekarzy, personelu medycznego, a także dla całego systemu służby zdrowia.
Aby cała operacja się powiodła należy dokonać właściwego i przemyślanego wyboru i zakupu oprogramowania służącego do tworzenia, przetwarzania i archiwizowania elektronicznej dokumentacji medycznej, a także przygotować pracowników do nowych procedur.
Przed przystąpieniem do wyboru i zakupu oprogramowania do tworzenia, przetwarzania i archiwizowania elektronicznej dokumentacji medycznej należy przeanalizować i przemyśleć, z uwzględnieniem pewnej perspektywy czasowej, potrzeby informatyczne zakładu opieki zdrowotnej. Samo wdrażanie nowych procedur archiwizacyjnych wymaga planu oraz wyboru menedżera projektu. Ważne jest usystematyzowanie i klasyfikacja procesów obiegu dokumentacji medycznej. Warto za w czasu identyfikować zagrożenia i punkty krytyczne jakie mogą się pojawić w okresie wdrażania nowego systemu. Tego typu przedsięwzięcie wiąże się z wydatkami, dlatego należy zaplanować źródła finansowania informatyzacji placówki medycznej, a także przygotować plan postępowania przetargowego na wdrożenie systemu informatycznego.
Lekarze i personel medyczny powinni znać zasady tworzenia, przechowywania i przetwarzania elektronicznej dokumentacji medycznej i związanego z tym zakresu odpowiedzialności. Powinni być też uprzedzeni o konsekwencjach nieprawidłowości. Świadomość ochrony danych osobowych i danych wrażliwych pacjentów jest bardzo ważna, dotyczy bowiem rzeczy wrażliwych. Oczywiście to odnosiło się już wcześniej do dokumentacji papierowej. Jednak systemy elektroniczne, ze względu na swoją specyfikę, wymuszają dodatkową wiedzę. Należy również przeszkolić załogę z zakresu bezpieczeństwa danych elektronicznej dokumentacji medycznej.
Nowy system archiwizacji związany jest też z elektroniczną wymianą dokumentów medycznych, co realizowane w nieprofesjonalny sposób, może stanowić wiele zagrożeń dla zakładu opieki zdrowotnej i jej pacjentów, w tym również ryzyko wycieku poufnych danych, spowodowanych działaniami hakerskimi. Aby temu zapobiec ważne jest opracowanie i wdrożenie polityki bezpieczeństwa informacji w placówce. Jak widać jest tego wszystkiego sporo i wymaga czasu, który trzeba wygospodarować w ramach bieżącej działalności i bez uszczerbku na jej jakości.
