Aż 42% przedsiębiorstw codziennie zmaga się z problemem nieefektywnego przetwarzania dokumentów w formie papierowej.
Częstym przypadkiem jest również zaginięcie istotnej z punktu widzenia firmy dokumentacji – według szacunków może to dotyczyć nawet 7,5% wszystkich dokumentów w przedsiębiorstwach – uważa w komentarzu firma Konica Minolta.
Z tym problemem zetknęła się m.in. instytucja, która zajmuje się użyczaniem kredytów studenckich w Stanach Zjednoczonych. W wyniku zniknięcia dokumentów dotyczących dziesiątek tysięcy kredytobiorców, National Collegiate Student Loan Trusts naraziła się w zeszłym roku na straty około 5 mld dol.
Z tego powodu coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w ramach systemu do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (Enterprise Content Management). ECM to strategie, metody i narzędzia, które pozwalają na inteligentną klasyfikację, archiwizację, przetwarzanie danych oraz dokumentów papierowych do formy cyfrowej. Dzięki temu są one łatwo dostępne dla osób, które potrzebują ich w codziennej pracy biurowej. Szacuje się, że do 2021 r. wartość rynku ECM może osiągnąć ponad 66 mld dol.
Według ekspertów z firmy Konica Minolta istnieje kilka podstawowych symptomów, które świadczą o tym, że warto byłoby rozważyć wdrożenie optymalizacji i automatyzację procesu obiegu dokumentów. Przykładowe z nich to:
Korzyści, jakie daje wdrożenie rozwiązania z zakresu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie, to przede wszystkim:
1. Oszczędność miejsca
Wdrożenie ECM polega m.in. na digitalizacji większości procesów zachodzących w firmie, z jednoczesną rezygnacją z niezbędnego do tej pory papieru. Tym samym firma nie potrzebuje koniecznego wcześniej miejsca magazynowego.
Wartość dodana – bezpieczeństwo
Dla większości firm najważniejszym aspektem związanym z obiegiem treści w firmie jest bezpieczeństwo danych – szczególnie w perspektywie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które zacznie obowiązywać od 25 maja 2018 r.
– Obecnie większość firm prawdopodobnie przestałaby istnieć w ciągu kilku tygodni, gdyby doszło do utraty dokumentacji papierowej z powodu pożaru lub powodzi. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala zaoszczędzić czas i zmniejszyć koszty. Firmy są w stanie ograniczyć wydatki związane z obsługą dokumentów nawet o 40%. Bardzo istotnym aspektem jest również kwestia bezpieczeństwa. Rozwiązania ECM wyposażone są w kompleksowe ścieżki audytu i proaktywne techniki raportowania, które mogą być wykorzystane przez firmy do śledzenia podejrzanych zachowań, takich jak niestandardowe schematy korzystania, bądź logowanie się po godzinach pracy – mówi Marta Kudła, IT Services Portfolio Manager w Konica Minolta Business Solutions Polska.